Zaman yönetimi, zamanı verimli bir şekilde değerlendirerek; belli bir zaman diliminde birden fazla iş yapmaya denilebilir. Akıp giden zamanın içinde dakikalara bile önem vererek verimli kullanma ifadesiyle de açıklanabilir. Zaman, tahminimizden çok daha değerlidir. Belirlediğiniz hedeflere ulaşmak, kariyerinizde ilerleme kat etmek, çalışma hayatınızı verimli bir şekilde değerlendirmek için zaman yönetimi yapılmalıdır. Zamanı, teknik zaman ve duygusal zaman olarak ikiye ayırabiliriz. Teknik zaman, herkese göre aynı olan saat zamanıdır. Duygusal zaman ise sizin psikolojinize göre, hızlı geçen veya geçmek bilmeyen zaman dilimidir.
İş yaşamında zaman yönetimi, önemli kavramlardan biridir. Yüksek performans, verimlilik ve üretkenlik isteniyorsa zaman yönetiminde başarılı olmak gerekir. Kariyer hedeflerine ulaşmak, planlı ve düzenli bir çalışma gerektirir. Bu konuda da bireyin karşısına zaman yönetimi kavramı çıkar.
İş Hayatında Zaman Yönetiminin Önemi
Zamanı iyi yönetmek, iş hayatında olumlu bir etki yaratır. Buna ek olarak üstlenilen görev ve sorumluluklarda da başarıya giden yolda hedefe daha çabuk ulaşılmasını sağlar. Zaman ne kadar iyi yönetilirse, başarıya ulaşma süresi de o kadar kısalır. Çünkü bu düzeni ayarlamak bireyin elindedir ve odağını başarıya yönelik tutarsa, başarı kaçınılmaz olacaktır.
Bir günü sihirli bir değnekle 48 saate çıkarmak pek mümkün değil. Ancak zaman yönetimini doğru bir şekilde kullanarak pek çok işin yetiştirilmesi mümkün hale gelebilir. Pek çok kişi zaman yönetimi dendiği zaman bir yapılacaklar listesi hazırlıyor. Bu süreçte bir öncelik sıralaması belirleniyor. Bunlar yanlış bir yöntem olarak sayılmıyor. Ancak bu süreç içerisinde bir zaman yönetimi kriteri de bulunuyor. Bu süreçte ‘Bugün zamanımı daha iyi nasıl değerlendirebilirim?’ diye sormak son derece önemli.
Her ne kadar soyut bir kavram olsa da başarı ve zaman, somut bir hale dönüştürülebilmektedir. Birbiriyle yakından ilişkili olan bu iki kavram, insanın nerede, nasıl, ne zaman ve ne şekilde bir hareket etmesi gerektiğini de planlamasını sağlar. İş hayatında hakimiyet kurmak ve kontrol altında tutmak için gereklidir. Unutulmaması gereken noktalardan biri de zamanın yaydan atılan bir ok gibi olduğudur. Asla geri alınamaz ve telafi edilemez. Bu nedenle bireyler, başarılı olmak istiyorsa dikkatli davranmalıdır. Harcanan boş zamanın geri alınması ya da telafi edilmesi imkansızdır ve iş yaşamındaki her bir saniye, dakika oldukça önemlidir. Rakibinizin sizden bir saniye ileride olması, bir adım ileride olduğunu gösterir ve bu büyük bir kayıptır.
Bugün zamanı doğru bir şekilde değerlendirmeye başladığımız takdirde zaman kazanabiliriz. Yarın daha fazla zaman kazanmak isterseniz bugünün doğru bir zaman yönetimi yapmanız gerekmektedir. Peki bir sonraki günlerde daha fazla zaman yaratmak için neler yapabilirsiniz?
Zamanı Etkin Yönetebilmek Nedir?
Çalışma hayatında zaman yönetimi iş hayatına ilk adım atıldığı günden itibaren önemsenmesi gereken bir konudur. Bu iş alanımızın ne olduğu fark etmeksizin her iş için geçerli bir kuraldır. Zamanı etkin yönetebilmek yetisine sahip olan kişiler ister yönetici olsun, ister çalışan olsun başarı yolunda önleri açık demektir. Zaman yönetimi yapmak demek aynı zamanda pek çok ayrıntıyı aynı anda düşünüp, doğru planlayabilmek anlamına da gelir.
İş yaşamında her zaman için işler yolunda gitmeyebilir. Sorumluluk ve görevlerde, problemler ortaya çıkabilir. Bu problemlere ve sorunlara karşı hazırlıklı olmak da etkin zaman yönetimi ile ilgilidir. Birey bir ay, bir hafta ya da bir yıl sonrasını görebiliyor, planlayabiliyor ise karşısına çıkabilecek sorunları ve problemleri de analiz edebiliyor, görüyor demektir.
Zamanın doğru yönetilmesi aslında kişisel gelişimin de bir parçasıdır. İş hayatında başarılı olmak isteyen bireylerin kendileri ile ilgili olumlu ve olumsuz özellikleri tespit edip, ona göre davranma yoluna gitmeleri; zaman yönetiminde eksiklik varsa bunun da düzelebilmesi anlamına gelir.
Yanınızda mutlaka ajanda bulundurun. Yaptığınız görüşmeleri, yapmanız gereken işleri günlük veya haftalık olarak mutlaka not edin. Bu şekilde bir işe ne kadar zaman ayırdığınızı veya gün boyu ne kadar çok iş yapabileceğinizi görmüş olursunuz. Aynı zamanda bu ajanda, günlük gereksiz şeylere ne kadar vakit kaybettiğinizi de görmenize yardımcı olur. Aynı şekilde randevu defteriniz olsun. Kariyeriniz için önemli olan görüşmeleri planlı bir şekilde zamanlayın. Mümkünse, bu defteriniz ajandanızla aynı yerde yer alsın. İkisini birbirinden ayırmadan kullanmaya çalışın. Günlük planlayıcısını arka plana atmamanıza yardımcı olur. Kendinize ayırdığınız vaktin dışında, boş zamanlarınızda önemli işleriniz için randevu ayarlayın. Belirlediğiniz randevuların başlangıç ve bitiş saatini belirleyin. Sonrasında bu vakte ne kadar uyduğunuza bakın ve uymaya çalışın.
Doğru Zaman Yönetimi Nasıl Yapılır?
Zaman yönetiminin doğru yapılması demek, planlama konusunda doğru adımlar izlenmesi demektir. Doğru bir planlama yapılması için bireyin ne istediğini bilmesi gerekir. “Hedefim ne?”, “Neyi amaçlıyorum?”, “Ne elde etmek istiyorum?” gibi sorular sorularak, planlama yapılması şarttır. Bu sayede ortaya çıkabilecek problemlerin de önüne geçilebilecektir.
Kişinin mesleki ve kişisel alanına ayırması gereken belli bir zaman olmalıdır. Birey özel yaşamını iş hayatına, iş hayatını da özel yaşamına taşımamalıdır. Zaman sınırları içerisinde iki farklı yaşamı dengede tutmak gerekir. Başarı ancak ve ancak kişisel yaşamla iş yaşamı arasında denge kurulabilirse sağlanır. Bunun için de zaman yönetimi yapmak şarttır.
Gününüzü 24 ayrı dilimden oluşan bir pasta gibi düşünebilirsiniz. Bu pastayı kendiniz, aileniz, iş ve arkadaşlarınız arasında eşit parçalara ayırmalısınız. Her bir dilim eşit olmalıdır. Bir dilimin fazla olması halinde zaman yönetiminde başarısız olursunuz. Gün içerisindeki 24 saatlik zaman diliminin herkes için aynı şekilde ilerlediğini unutmamalısınız. İşlerinizi acele ile yapmamalı, sakin bir şekilde halletmelisiniz. Telaş ve acele yapmak gözden kaçıracağınız hatalara sebebiyet verebilir. Sizi yıpratıp, yorabilir.
Günlük, haftalık ve aylık olarak yapılacaklar listesi oluşturmalısınız. Zamanınızı nerede ne kadar harcayacağınızı belirtecek şekilde hazırlanan listeler, zaman yönetiminde sizlere başarı sağlar. Aynı zamanda belirttiğiniz gün ve tarihlerde hedefinize ulaşmanız, motivasyonunuzu arttıracaktır. Hedef listenizde planlama yaparken her hedefinize dere vermeyi unutmamalısınız. En çok istediğiniz şey neyse, o listenin başında olmalıdır.
Kararsız olmaktan kaçınmalısınız. Zamanın boş yere harcanmasına en büyük etken, kararsız kalmaktır. Açık bir şekilde kararlarınızı ortaya koymanız, gerçekçi hedeflere sahip olduğunuzu gösterir. Kararlılıkla hareket edebilmek, zaman yönetimi için önemli bir kavramdır. Geleceğe dair hayaller kurun. Kuracağınız hayaller arasında, gerçekleştirmek istediklerinizi not alın. Hayal kurmak, zaman yönetiminde oldukça önemlidir. Her işin başı, hayal kurmaktan geçer. Bu nedenle yarın veya bir ertesi gün yapacaklarınızı hayal etmeyi deneyebilirsiniz.
Yapılacak İşlerden Bazılarını Devredebilirsiniz
Bazen aciliyeti olmayan ya da başka kişiler tarafından da yapılabilecek olan işler için kendimizi parçalarız. Bu durumda biraz daha sakinleşip işleri başkalarına bırakabilmek zaman kazanmak açısından son derece önemli. Bazen kimseye iş konusunda güvenemediğimiz için tüm işi sorumluluklarımız dahilinde olmasa bile kendi başımıza yapmak isteriz. Ancak kısa vadede herhangi bir sorun yokmuş gibi görünmesine rağmen uzun vadeli olarak düşünüldüğü zaman ciddi kayıplara neden olabilir. Ayrıca başkalarının da sorumlulukları ve işleri konusunda uzmanlaşmasını engelleyebilirsiniz.
Bu durum kasten ertelemek olarak algılanıyor ancak kesinlikle doğru değil. Bu durum tamamen acil durum gerektirmeyen işlerin önünce acil olan işleri koymak olarak ifade ediliyor. Bu süreç içerisinde kasten ertelemek yerine bazı işleri öncelik sıralamasına koymanız gerekebilir.
Ertelemek dendiği zaman işi tamamen ortadan kaldırmak olarak algılanabiliyor. Ancak doğru zamanda çok fazla zaman koymadan işin tamamlanması amaçlanmalıdır. Yapacağınızdan emin olarak bazı işleri yapmak için bir süre bekleyebilirsiniz. Kasıtlı erteleme bazı durumlar için bir erdem olarak ifade edilir. Ertelemek ile kasıtlı ertelemek arasında ciddi farklar vardır. Ertelemek bir işin zamansız olarak ertelenmesi anlamına geleceği için bu süreçte ne zaman normale döneceği de kesin değildir.
Zaman Yönetimini Yaparken Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar
- Öncelikle etkin bir şekilde zaman yönetimi yapmak için uykunuzdan ödün vermeyin. Kaliteli bir uyku, verimli bir gün geçirmenize yardımcı olur. Yeterli uykuyu alamadığınızda, zihniniz ve vücudunuz iyi bir şekilde dinlenemez. Bu durum zaman kazanmak yerine size zaman kaybettirir.
- Haftalık olarak ajandanızı mutlaka kontrol edin. Haftayı ne kadar verimli geçirdiğinize göz atın. Bu durum motive olmanıza yardımcı olur. Eğer eksikleriniz varsa gelecek haftayı bu eksiklikleri gidermek için değerlendirin.
- İşinizde mesai saatlerini verimli kullanmaya özen gösterin. Hangi işe ne kadar zaman ayırdığınızı tespit edin ve bunlara göre çalışma planınızı hazırlayın. Kolay ve zor işleri birbirinden ayırarak, kolay işleri biran önce bitirip diğer işlere yönelin.
- Tek bir işe odaklanmayı ilke edinin. Başka kişilere görev vermekten çekinmeyin. Hayatınızın her alanında bunları yapmanız zamanınızı etkili kullanmanıza yardımcı olacaktır.
- Günlük olarak planlarınızın en az 3 tanesini tamamladığınıza emin olun. Zaman yönetimi yapmaya devam ettikçe, tüm planlarınızı hayata geçirdiğinizi göreceksiniz.