İş hayatında bazen gereğinden daha stresli ve daha yorgun hissedebilirsiniz. Aşırı yoğunluk ve işlerin yetişmeme ihtimali çalışanları yıpratırken, iş hayatında başarısız bir süreci başlatabilir. Böyle bir durumda kaldıysanız çalışma yaşamında delegasyon yani iş bölümü becerilerinizi yeniden gözden geçirmeniz gerekebilir.
Çalışma hayatında başarılı olmak ve kendinizi kanıtlamak istiyor olabilirsiniz. Ancak her işi kendi başınıza tamamlamak mümkün değildir. Belirli sayıda iş tamamlama potansiyeliniz olduğunu unutmayın. Özellikle kurumsal bir şirkette çalışıyorsanız kendi işinizi tamamladıktan sonra sadece belirli bir süre belirli sayıda kişiye yardım edebileceğinizi de unutmayın. Doğru bir iş bölümü yapılmadığı takdirde işlerin yetişmesi ve doğru bir çalışma performansının gerçekleştirilmesi mümkün değildir.
İş hayatında kendi işleriniz dışında başka işlere de koşturduğunuz takdirde, bir süre sonra bu durum sizin göreviniz gibi algılanabileceğinden dolayı işleri asıl sahiplerine devretme konusunda sıkıntılar yaşayabilirsiniz. Ancak doğru bir delegasyon yaptığınız takdirde işlerin hem yolunda gittiğini hem de başarı elde edildiğini görebilirsiniz.
Görev Dağılımı Yapmak Neden Zor Gelebilir?
Günümüzde insanlar arasında doğru bir yetki dağılımı yapılmadığı ve çoğu insanın bu durumdan kaçtığını görebilirsiniz. Genellikle iş bölümü yaparken de harcanacak enerji pek çok insana zor gelebilir.
İşin başına geçen insanlar genellikle her işi kendileri yapmak ve pastadan daha büyük pay almak isteyebilirler. Bu durum işin başında son derece keyifli ve heyecan verici gözükse de bir süre sonra zamanın büyük bir kısmını alabilir. Bazen iş dağılımı yapmanın önünde üşengeçlik gibi faktörler de yer alır. Bir işi tamamen üstlenmek, başkalarına anlatıp kontrol etmekten daha kolay gibi gözükebilir. Ancak iş bölümü ile birlikte sadece kendi yetki ve becerilerinizi değil diğer çalışanların gelişimine de katkı sağlayabilirsiniz. Bir sonraki süreçte benzer bir görev olduğu zaman görev dağılımını hızla yapabilir ve işlerin tıkır tıkır işlediğini keyifle izleyebilirsiniz.
Ne Zaman Görev Dağılımı Yapılmalıdır?
Görev dağılımı doğru şekilde, doğru zamanda yapıldığı takdirde her iki taraf içinde kazançlı olabilir. Ancak görev dağılımının ne zaman yapılması gerektiği son derece önemlidir. Bunun için kendinize bazı sorular sormanız gerekir.
- Görevi tamamlamak için başka uzman ve bilgili kişiler var mı?
- Bu görevle gelecekte tekrar karşılaşabilir miyim?
- Bu görev başka kişilerin becerilerini geliştirebilir mi?
- Görev dağılımı gerçekleştirmek için yeterli zamanım var mı?
- Görevi başkaları da tamamlayabilir mi yoksa bizzat benim tamamlamam mı gerekir?
- Bu görev başkalarını da görevlendirmemi gerektiren bir durum mu?
Bu sorulardan birkaçına evet yanıtı veriyorsanız görev için delegasyon yapmanız son derece faydalı olabilir.
Doğru Görev Dağılımı Nasıl Yapılmalıdır?
İş hayatında delegasyon öncesinde doğru kişinin belirlenmesi son derece önemlidir. Görevi üstlenecek kişinin bilgi ve becerileri gözden geçirilmelidir. Eğer bir eğitimden geçmesi gerekiyorsa eğitim için doğru kaynağın bulunduğundan emin olunmalıdır.
Görev dağılımı yapılacak kişinin mevcut çalışma düzeni, kariyer hedefleri, uzun vadeli çalışma düzeni gözlemlenmelidir. Ayrıca iş yükü fazla olan bir çalışana yeni sorumluluklar yüklemek riskli olabilir. Kişinin çalışmak için yeterli zamanı olup olmadığı kontrol edilmelidir. Bazen yeni görevlendirme yapılan kişinin işleri daha uzun sürede teslim ettiği görülebilir. Bu durumda sizin bu konuda profesyonel, karşı tarafın öğrenme aşamasında olduğunu unutmayın. Sabırlı olun ki karşıdaki kişinin de işi öğrenmesine fırsat tanıyın. Böylece bir çalışanı yeniden yetiştirmenin keyfini çıkarabilirsiniz.
Görev dağılımı yaparken aklınızdaki sonucu karşı tarafla paylaşmaktan çekinmeyin. Görev süresince kısıtlamalar varsa bunları belirtin ki karşı tarafın hata yapma payını düşürün. İş dağılımını sadece kendiniz gerçekleştirmeyin. Mümkün olduğu zamanlarda çalışanlarınızın da süreci yönetmelerine izin verin. Hangi görevi ne zaman alacakları konusunda fikirlerini dinleyin.
Kişilere vereceğiniz sorumlulukların yetkileri dahilinde olmasına dikkat edin. Bazı sorumlulukların bazı çalışanları aşacağını unutmayın. Doğru bir çalışma için, yetki dağılımı yapan kişinin önemi her zaman daha büyüktür. Görev dağılımı yaparken sadece yetkilendirme yapıp işin içinden sıyrılmayın. Bu süreçte çalışanların akıllarındaki tüm soruları yanıtladığınızdan emin olun.
Çalışma hayatında motivasyonun her zaman önemli olduğunu unutmayın. Olası bir soruna karşılık soruları cevaplandırmak ve çözmek karşı tarafa da güven verecektir. Karşı tarafın görevini hemen bırakmasını engelleyin. Çalışanları her zaman dinleyin ve doğru bir görevlendirme yaptığınızdan emin olun.