a

İş Hayatında E-Posta Yazarken Dikkat Edilmesi Gereken Kelimeler

İş Hayatında E-Posta Yazarken Dikkat Edilmesi Gereken Kelimeler
0

BEĞENDİM

E-posta yazarken kullanmış olduğunuz ifade biçimi, seçtiğiniz kelimeler, emoji kullanımınız ve kelime tekrarı yapmanız gibi birçok ayrıntıya dikkat etmeniz gerekiyor. Şirket adına bir e-posta oluşturuyorsanız, yazılı iletişim unsurlarına dikkat etmelisiniz. E-postalar, çalışma hayatının vazgeçilmez bir parçasıdır. E-postalar doğru bir şekilde yazılmadığı takdirde şirketler arasında ya da çalışanlar arasında problemler yaratabiliyor. Bu problemleri ortadan kaldırmak için yazı dilinize dikkat etmeniz gerekiyor.

E Posta Kullanırken Kelimelere Dikkat Edin

E-posta içerisinde kullanacağınız kelimeler, farklı anlamların doğmasına sebep olabiliyor ve bu durumda da e-postanızı alan kişi sizi yanlış anlayabiliyor. Özellikle “Evet, hayır, aslında” gibi kelimeler e-posta içerisinde çok sık kullanıldığı için yanlış anlaşılmalar yaşanabiliyor. Toronto’da bulunan bir halkla ilişkiler firması olan Media Allure’nin kurucusu ve başkanı olan Melissa Bessey, e-postalarda özellikle “aslında” kelimesinin yanlış anlaşıldığını dile getiriyor. Karşıt bir görüş ifade ederken kullanılan bu kelime sonucunda karşınızdaki insanın sizi “düşmanca” algılayabileceğini söylüyor. Bu kelimeyi kullanmanın doğru olmadığını söyleyen Bessey, ifadeleri yumuşatmanın “aslında” kelimesini kullanmaktan daha iyi olduğunu ifade ediyor.

New York’ta bulunan KNH Associates firmasının yetkililerinden biri olan Nancy Halpern’e göre “hayır” kelimesi en çok yanlış algılanan kelimelerden biri. Çünkü e-postayı alan kişide sert bir algının oluşmasını sağlıyor. Halpern, e-posta içerisinde “hayır” kelimesini kullanmak yerine olumsuzluk ekini kullanmanın daha iyi olduğunu vurguluyor. “Hayır, böyle düşünmek doğru değil.” demek yerine “Böyle düşünmeyi doğru bulmuyorum” demelisiniz. “İyi” kelimesinin de tıpkı hayır kelimesi gibi olduğunu belirten Melissa Bessey, bu kelimenin hem olumlu hem de olumsuz olarak algılanabildiğini söylüyor. Hatta bazı kişilerin bu kelimeyi oldukça kaba ve küçümseyici bulduğunu da ifade ediyor. Bu tip yanlış anlaşılmaları engellemek için “iyi” kelimesini kullanmak yerine e-postanız içerisinde doğru olan ve olmayan durumları belli edecek kısa açıklamalar yapmanız en doğrusu olacaktır.

E-posta yazışmalarında dikkat etmeniz gereken bir diğer kelime ise “açıkçası”… Booher Araştırma Enstitüsü’nün CEO’su Dianne Booher, bu kelimenin yerinde kullanılmaması durumunda, “yeterince iyi değilsiniz” şeklinde bir algının oluşabildiğini ifade ediyor. E-postanızın kibirli bir şekilde algılanmaması için bu kelimeyi kullanmak yerine “belirtmek isterim ki” diyerek açıklamanızı yapmanız da fayda var. Noktalama işaretlerinin de yazılan e-posta içerisinde önemli olduğunu belirten Booher, e-posta içerisinde çok sık bir şekilde ünlem ya da soru işaretinin kullanılmaması gerektiğini ifade ediyor. Heyecan, öfke ve sevinç gibi duyguları belirtmek için kullanılan ünlem işareti, yanlış anlaşılmalara olanak yaratabiliyor. Vurgulamak istediğiniz cümlede virgül kullanmanızın, ünlem işareti kullanmaktan daha iyi olduğunu biliyor muydunuz? Örneğin “Hemen işe başlayın!” cümlesi olumlu bir cümle bile olsa, ünlem nedeniyle kızgınlık belirtebilir. Bunun yerine “Hemen işe başlayabilirsiniz, iyi çalışmalar dilerim.” demeniz, karşı tarafın e-postayı olumlu algılamasını sağlayacaktır.

Bu yazı yorumlara kapatılmıştır.