Çalışanların istifa etme sürecinde sorumluluk edinmeleri gereken noktalardan biri de istifa mektubu yazmaktır. Söz konusu istifa mektubu, tıpkı işe alım yetkilisiyle ilk karşılaşmanız adına oluşturduğunuz ön yazınız gibi özenli, titiz ve dikkatli bir şekilde hazırlanmalıdır. Doğru bir özgeçmiş hazırlamak ne kadar önemliyse, doğru bir istifa mektubu oluşturmak da o denli önemlidir.
Pek çok çalışan istifa ederken ne yazması gerektiğini bilemez. Neden istifa ettiğini yöneticisine nasıl açıklaması gerektiğini bilemediği için kendisini strese sokar ve gergin hisseder. Her çalışan hayatında bir kez bile olsa istifa mektubu hazırlayacaktır. Peki bu mektup nasıl yazılır? Mektubun içeriği nasıl olmalıdır? Neden istifa ettiğinizi nasıl dile getirmeniz gerekir?
İstifa Zorlu Bir Süreçtir
Şartlar her ne olursa olsun istifa etmek zorlu bir sürece adım atmak demektir. İstifa mektubunun bilinçli ve doğru yazılması bu süreci kolaylaştırır. İstifa mektubu yazarken kısa ifadelerin seçilmesi, neden istifa edildiği belirtiliyorsa net ve öz şekilde anlatılması gerekir.
İstifa mektubunda işe başlanan tarih ve istifanın yönetime bildirildiği tarih mutlaka belirtilmelidir. İstifa mektubu yazarken konuya direk girilmemelidir. Öncelikle iş yerinde hangi pozisyonda çalıştığınızı, yıl içerisinde hangi görev ve sorumluluklarda yer aldığınızı belirtmeniz gerekir. Buna ek olarak istifa nedeninizin yer vermeniz ve neden istifa ettiğinizi açık bir şekilde belirtmeniz şarttır. Maaşınızın düşük olduğunu düşünüyor olabilir, takım arkadaşlarınızla yeterince uyum sağlayamadığınızı ya da başka bir sebepten ötürü ise bu sebebi açık yüreklilik ile dile getirmeniz gerekir. İstifa ederken yazacağınız mektupta, yöneticinizi asla eleştirmemelisiniz. İstifa edeceğiniz yerin size referans sağlayabileceğini daima aklınızda bulundurarak yazınızı oluşturmalısınız.
Yazınıza başlarken hangi departmana yazmış olduğunuzu (kişiye özel ise hitap ile) belirterek yazıya başlangıç yapmalısınız. Örneğin; “Sayın İnsan Kaynakları Departmanı” ya da “Sayın Yetkili/Sayın A Hanım/Sayın B Bey” şeklinde olmalıdır. İstifa mektubunda kurumsal ve profesyonel bir dil kullanılması gerekir. Yazılı iletişimin kurallarına uygun bir mektup yazılmalıdır.
Tekliflere Açık Olduğunuzu Belirtin
İstifa etme nedeniniz maaş yetersizliği, maddi haklarınızdan memnun olmamak gibi konularsa bunları belirterek, çalıştığınız iş yerinin yeni tekliflerine açık olduğunuzu ima edebilirsiniz.
Aynı iş yerinde 6 aydan az zamandır çalışılıyorsa 2 hafta önce; 6 ay – 18 ay arasında çalışılıyorsa 4 hafta önce; 18 ay – 48 ay arasında çalışılıyorsa 6 hafta önce; 48 aydan daha fazla zamandır çalışılıyorsa 8 hafta önce istifa mektubunuzu vermeniz gerektiğini bilmelisiniz. İş hukuku gereğince de bu zaman aralığı net bir şekilde belirtilmektedir. Bu zaman aralığına uymadığınızda istifanız geçersiz sayılabilmektedir.
Kimi şirketler ihbar süresini göz ardı edebilmektedir. Lakin bu durum iş ahlakı açısından da etik bir davranış şekli değildir. İstifa mektubunda yöneticilere hitaben şimdiye kadarki katkıları için teşekkür etmek uygun olur. Daha sonradan gerektiğinde ulaşılabilmek için istifa mektubunun sonunda işten ayrılan kişinin iletişim bilgilerini eklemesi de sık rastlanan bir durumdur.
