İş yaşamında personellerin yerine getirmesi gereken görev ve sorumluluklardan biri de toplantıları düzenlemek ve gerçekleştirmektir. Toplantılar kimi zaman bireysel olarak yapılabileceği gibi takım çalışması halinde de yapılabilmektedir. Şirket toplantıları, performans ve yönetim toplantıları, eğitim ve seminer toplantıları ve benzeri gibi pek çok toplantı çeşidi de bulunmaktadır. Bu toplantıların başarılı bir şekilde olması için personellerin iyi bir şekilde hazırlanması oldukça önemlidir. Peki iş yaşamındaki toplantılar nasıl başarılı bir hale getirilir?
Toplantıların İlk Şartı Verimli Olmasıdır
Proje için bir araya gelen kişiler bu projeler ile ilgili ya da iş yerindeki rutin gidişat ile ilgili toplantılar düzenlerler. İş hayatındaki toplantıların en önemli şartı verimli geçmesidir. Başarılı bir iş toplantısı için bazı püf noktalarına dikkat etmek gerekir.
Verimli ve başarılı bir toplantı yapabilen, katıldığı toplantıya değer katabilen, kendini iyi ifade edip, işinin sunumunu iyi yapabilen çalışanlar iş hayatında her zaman tercih sebebidir. Yazının devamından iş toplantılarının püf noktaları öğrenilebilir.
Bir toplantıyı ister siz düzenleyecek olun, ister sadece toplantı içerisinde katılımcı olun ilk kural toplantının amacının ve konusunun belirlenmesi ve bilgi sahibi olunmasıdır. Toplantıya davet mesajında da konudan bahsedilmelidir. Bu sayede katılımcıların toplantıya hazırlıklı gelmesi sağlanmış olur. İnsanlar, toplantı öncesi araştırma yapabilme fırsatını bulduğunda, konuya yönelik olarak akıllarındaki soru işaretlerini de kaldırmak için örnek sorular oluşturabilmektedir. Bu da toplantının daha verimli ve keyifli geçmesini sağlar. Katılımcılar ne kadar çok toplantı içerisinde aktif olursa, toplantıdan o kadar çok verim alınmış olur.
Düzenlenecek olan toplantının konusu ile ilgili kişilerin davet edilmesi verimi artırır. Tüm katılımcıların bilgi sahibi olduğu ve konuşmalara dahil olduğu toplantılar başarılı geçer. Aynı zamanda toplantı konusuyla ilgili olarak bilgili olan ve alanında uzman olan kişilerin katılması, katılımcıların gözünde somut örnekler oluşturmayı sağlar. Dolayısıyla toplantı içerisinde bir güven ortamı oluşur ve bu ortamı oluşturmak olumlu yönde etki eder.
Zamanı Verimli Kullanmak
İş toplantısının yönetimini elinde bulunduran kişilerin zaman yönetimini toplantı boyunca iyi yapması gerekir. Bu hem katılımcıların zamanlarının değerli olmasından, hem de gereksiz konuların konuşulmasının önüne geçilecek olması açısından önemlidir. Toplantı için belirlenmiş ve davet belirtilmiş olan sürenin dışına çıkılmaması gerekir.
Toplantıların konusu ile birlikte başlangıç ve bitiş saatleri de katılımcılara ileten davette yer alır. Belirtilen başlangıç zamanında herkesin orada olması sağlanmalıdır. Toplantıya sürekli olarak geç kalan çalışanların bu durumu performans puanlarına yansıtılarak engellenebilir. İş toplantılarına geç kalmak hem iş ahlakına uygun değildir, hem de diğer katılımcılara yapılmış bir saygısızlıktır.
Toplantıda sunum yapacak ya da konuşmacı olarak katılacak olan çalışanların önceden prova yapması esastır. Kullanılacak beden dili kadar hangi cümlelerin kurulacağı da önemlidir. Konuşmalarınızda net ve anlaşılır olun, süslü cümleler yerin bilgi veren ya da bilgi isteyen cümleler kurun.