İş hayatında e-posta yazmak, özel yaşantınız içerisinde göndermiş olduğunuz e-postalardan farklıdır. Düzgün bir şekilde yazılmış e-posta, iş hayatınızdaki başarıya katkı sağlayacaktır. İş hayatında e-posta yazmanın püf noktaları içerisinde mutlaka resmi bir dil kullanılması gerektiğidir. Her ne kadar alıcı ile samimiyetiniz olsa da mutlaka resmi dil kullanmalısınız. Etik ve profesyonel bir tavırla e-postalarınızı yazmalısınız. Kullandığınız dil ne kadar rahat olursa, karşı taraf o kadar samimiyetten uzak olacağınızı düşünecek ve olumsuz bir etki yaratacaktır. Kibar bir dil kullanılması da gereklidir.
E Posta Kullanırken Nasıl Bir Dil Kullanılmalı?
E-posta içerisinde mutlaka “Teşekkürler”, “Lütfen” gibi kelimeler ve hitap şekli olarak ismin yanına da mutlaka “Hanım” ve “Bey” kelimeleri eklenmelidir. Eğer alıcı kişinin iki ismi varsa, e-postanız içerisinde birini tercih etmeli, ikisini de kullanmamalısınız. Eğer hitap ettiğiniz isimden rahatsız olursa, size nasıl hitap etmeniz gerektiğini bildirecektir.
E-posta yazıldıktan sonra mutlaka bir kez okunmalı, yazım hataları düzeltilmeli ve ses tonu hayal edilerek, gerekli vurgulamalar yapılmalıdır. Alıcı okurken nasıl bir algı oluşacağı tahmin edilmelidir. E-postalarınız içerisinde çalışma arkadaşlarınıza bile e-posta yollarken emoji kullanmamaya özen göstermelisiniz. Mesajınız uzun olmamalı, kısa ve net ifadeler içermelidir. Kısa ve net ifadeler kullanırken mesajlaşmada kullanmış olduğunuz kısaltmaları kullanmamalı, imla kurallarına dikkat etmelisiniz. E-posta gönderirken, şirket domain adresi ile uzantılı bir gönderici olmanız önemlidir. İş başvurularında adayların kullanacağı mail adresleri de mutlaka isim ve soy isimlerinden oluşmalıdır.