İş Toplantılarında Sık Karşılaşılan Sorunlar ve Çözümleri

İş hayatının vazgeçilmezi haline gelen toplantılar pek çok çalışanın kanayan yarası olarak ifade ediliyor. İş hayatında sürekli uzayan toplantılar, yapılan toplantılara rağmen kararların bir türlü alınmaması ve gündeme gelen konuların çözümsüz kalması toplantıların sonuçsuz kalmasına neden olabilir. Özellikle günümüzde beyaz yakalı olarak çalışanların en önemli sorunlarından birisi bitmek bilmeyen iş toplantıları olarak iade edilir. Toplantıların sebep olduğu stres ve sorunlar çalışma hayatında verimsizliği de etkilemeye devam ediyor.

Verimli bir çalışma için verimli geçen toplantılar son derece önemli. Verimli toplantılar genel olarak alınan kararların niteliğini ve uygulama şeklini de etkiliyor. Peki yapılan iş toplantılarını daha verimli hale getirmek ve daha kısa sürelerde tamamlamak için neler yapılabilir.

Uzun Toplantılardan Kaçının

Toplantıların uzun sürmesi verimliliğin artacağı anlamına gelmez. Yanlış yargılardan kurtulmak adına sonu gelmeyen, kişilerin motivasyonunu düşüren ve alakasız konuların dahi konuşulduğu uzun toplantılardan uzak durmak son derece önemli. İş toplantısı düzenlemeden önce katılımcılar için bir bilgilendirme yapmak etkili olabilir. Toplantı öncesinde ne kadar sürelik bir toplantı olduğunun belirlenmesi motivasyon açısından son derece etkilidir. Aksi takdirde toplantı saatlerinin uzaması konu bütünlüğünün bozulmasına ya da toplantının amacından sapmasına neden olabilir.

Geç Kalma ve Erken Gelme Sorunu Çözülmeli

Uzun sürebilecek iş toplantıları katılımcıların toplantıya geç gelmeleri ile birlikte çok daha uzun zamanınızı alabilir. Geç gelen katılımcıları beklemek zaman kaybı olarak değerlendirilebilir. Zaten uzun toplantılar katılımcıları sıkacağından dolayı toplantının ortasında dahil olan bir katılımcı diğer çalışanların dikkatini dağıtabilir. Konunun yeniden ele alınması toplantı süresinin uzamasına neden olabilir. Toplantıya erken katılmak da katılımcının motivasyonunu düşürecektir. Toplantı saatinden çok önce toplantı salonunda bulunmak bekleme süresini artıracağından dolayı kişinin motivasyonunu ve enerjisini düşürebilir.

Toplantı Öncesinde Tüm Hazırlıkları Tamamlayın!

Zamanın en değerli şey olduğu günümüzde toplantılarda zaman kaybetmemek adına öncesinde gerekli hazırlıkların yapılması son derece önemli. Daha önce toplantı konusunun belirtilmesinin ardından katılımcıların duruma ve pozisyonlarına göre gerekli hazırlıkları yapmaları ve toplantıya bilgisiz bir şekilde katılmamaları önerilir. Toplantının ana gündem maddesini öncesinde sunmak katılımcıların ön hazırlık yaparak, konuya hakim bir şekilde toplantıya girmelerine neden olacğaı için verimli bir toplantı ortaya çıkabilir.

Görev Dağılımı Yapılmalıdır

Genellikle iş toplantılarında gerçekleştirilen en büyük hatalardan birisi görev dağılımının yapılmaması olarak ifade ediliyor. Toplantıyı organize ettikten sonra katılımcıların ne yapacaklarını bilmeden toplantıya gelmeleri bir karışıklığa neden olabilir. Böyle durumlarda önceden görev dağılımı yapılması toplantının amacının ve projenin ilerlemesi açısından son derece önemlidir. İlerleyen toplantılar neden olarak görev dağılımının doğru yapıldığı sistemler için geçerlidir. Böylece doğru bir amaca hizmet ettiğinin göstergesi olarak ifade edilir. Görev dağılımı sayesinde toplantı sürelerinin kısaltılması da mümkündür.

Etiketler
Başa dön tuşu